Software de gestión para turoperadores: qué hace tras la reserva

La reserva está confirmada. A partir de ahí, en muchas empresas, el trabajo se dispersa: los nombres de los pasajeros están en el sistema de reservas, la lista del día se prepara en Excel, a los guías se les avisa por WhatsApp, los vouchers acaban en carpetas distintas, los servicios se envían a los proveedores por email y las tarifas de los colaboradores viven en otra hoja de cálculo.

Esta guía explica qué debería hacer un software de gestión para turoperadores en esta fase, la que empieza cuando la venta está cerrada, y cómo lo hace TourOperate.

El problema no es Excel, el email o WhatsApp

Son herramientas que usa prácticamente cualquier empresa turística, y seguirán siendo útiles. El problema aparece cuando se convierten en el sistema operativo de toda la empresa. La información de un mismo servicio acaba repartida en sitios distintos, y cada pequeño cambio obliga a comprobar varias fuentes, actualizar documentos y volver a comunicarlo todo.

Ahí es cuando se envía un horario equivocado, se olvida un documento o se asigna el servicio a la persona equivocada. Y cuando una parte de la operativa depende de archivos personales, conversaciones y procesos que solo conoce una persona, la empresa se vuelve más frágil. Además, a final de mes, las facturas de guías y proveedores se revisan reconstruyendo a mano lo que ocurrió.

Qué debe hacer un software de gestión para turoperadores después de la venta

El booking engine gestiona la disponibilidad, los canales de venta y las reservas. Después de la venta queda por organizar todo lo demás: pasajeros, guías y vehículos, entradas y vouchers, comunicaciones a los colaboradores, costes.

TourOperate es una herramienta operativa para turoperadores receptivos. Funciona junto a Bókun y no lo sustituye: productos, tarifas y reservas llegan desde Bókun. Cada vez que un producto se realiza en una fecha y a una hora se convierte en una salida, y las reservas se vinculan solas a su salida, sin importar nada. A partir de ahí, el trabajo se organiza en torno a cinco tareas.

Los pasajeros de cada salida, sin abrir cada reserva

Recopilar los nombres de los pasajeros lleva tiempo, sobre todo cuando las reservas llegan desde agencias, OTAs y canales de venta distintos.

La página de datos de los pasajeros muestra los pasajeros de un día, salida por salida, por orden de horario. Eliges el día y los tours que te interesan. De cada reserva ves la referencia, el cliente principal, el teléfono, el email y el vendedor, y después una fila por pasajero con los datos elegidos en el perfil operativo, por ejemplo nombre y apellidos. Cuando un pasajero no ha dado un dato, aparece marcado como no indicado: lo descubres antes del día del tour, no en el punto de encuentro.

Con la exportación a Excel descargas el archivo del día, con una fila por pasajero, para las entradas nominativas o el control de accesos. En lugar de copiar los nombres de cada reserva, el equipo trabaja con una lista ya preparada, con menos ocasiones de cometer un error de transcripción.

La jornada de cada colaborador en un solo email

Preparar la operativa del día no debería consistir en copiar la misma información en mensajes distintos.

La Control Room es la página desde la que empieza el día. Muestra las salidas de una jornada con el horario, el tour, los pasajeros, quién está asignado y cuántos archivos hay adjuntos. Cada salida sigue «No lista» mientras falte algo, por ejemplo un guía por asignar, y pasa a «Lista» cuando ya no falta nada. El estado lo calcula TourOperate a partir de los datos: nadie tiene que acordarse de actualizarlo.

Cada colaborador asignado recibe su paquete diario: un solo email con todas sus salidas del día, el texto para su función, los archivos que le has destinado y el enlace a su programa, donde puede confirmar que lo ha visto. Lleva también un Excel con solo las reservas que tiene asignadas. El texto sale de la plantilla de email de la empresa, preparada una vez con el punto de encuentro, los horarios y la información operativa, y cada tour puede tener su propia versión. Antes del envío ves la vista previa, que es el mensaje real.

Después del envío ves si el email se ha enviado, entregado y abierto. Si la jornada de alguien cambia, su email aparece como desactualizado y mandas la actualización. Los partners, es decir, las empresas que te prestan servicios, reciben en cambio un email al día con la lista de sus servicios.

Vouchers y entradas en la salida correcta

Con muchas actividades, fechas y horarios, encontrar el documento adecuado es más complicado de lo que parece. Un archivo en la carpeta equivocada, un nombre poco claro o una entrada asociada a otro horario bastan para crear un problema durante el servicio.

En TourOperate adjuntas los archivos a la salida de ese día y esa hora: vouchers, listas de pasajeros, instrucciones o entradas, en PDF o como imagen JPG, PNG o WEBP. Para cada archivo eliges qué colaboradores confirmados en la salida deben recibirlo, y el archivo sale con su paquete diario. El voucher del grupo de las 09:15 le llega al guía de las 09:15, y a nadie más.

Guías, vehículos y acompañantes, cada uno con su coste

Organizar guías, acompañantes y vehículos no consiste solo en decidir quién hace cada servicio: hay que saber quién está libre, quién habla el idioma adecuado y cuánto cuesta.

Cada salida tiene sus requisitos, por ejemplo dos guías que hablen español, un acompañante y un vehículo. Cuando asignas un guía, la lista muestra primero a los que están libres y hablan el idioma de la salida. Los que no encajan aparecen en gris, con el motivo: ocupado a esa hora, no habla un idioma requerido, no cubre esta zona. Si los tipos de recurso predefinidos no bastan, creas uno propio, por ejemplo un patrón para las salidas en barco o audioguías que se cuentan.

El coste de cada recurso asignado sale de los tarifarios, las reglas de coste. Una regla dice a quién se paga (una persona o, por ejemplo, todos los guías), por qué tour (uno concreto o cualquiera), cuánto (por salida, por pasajero, por día o por grupo) y cuándo (todo el año, en una temporada o en una fecha concreta). Para un caso especial puedes fijar un importe en una sola salida, que prevalece sobre cualquier regla.

Así, cuando asignas a alguien, ves también junto a su nombre cuánto cuesta, sin volver a abrir tablas y conversaciones. Si falta una regla, el coste aparece como no definido y cuenta como cero hasta que la añades.

Los costes del mes, listos para cotejar con las facturas

Revisar las facturas de guías, conductores y otros colaboradores suele ser otro trabajo manual: qué servicios ha hecho cada uno, con qué tarifa, si algo ha cambiado.

El informe de costes muestra cuánto te cuestan, en un periodo, los recursos que han trabajado en las salidas: para cada uno, el número de salidas y de pasajeros, el coste, cuánto has pagado ya y cuánto queda por pagar. Solo cuenta las asignaciones confirmadas y señala dónde falta una regla de coste. Cuando llega la factura de un guía tienes un resumen con el que cotejarla, y puedes exportarlo a Excel. En la vista de pagos llevas el registro de lo que has pagado: TourOperate no paga a nadie, solo lo anota.

La vista por producto pone junto a los costes el ingreso neto de Bókun y el beneficio de cada tour. Saber cuánto ha pagado el cliente no basta: para decidir hay que saber cuánto ha costado de verdad prestar el servicio.

Una estructura que no depende de una sola persona

Cuando cada uno trabaja con sus propios archivos y métodos, la operativa es difícil de controlar y todavía más difícil de hacer crecer. Contratar a alguien para copiar información o preparar emails no siempre resuelve el problema: a menudo solo amplía una forma de trabajar que ya era poco eficiente.

Con pasajeros, salidas, recursos, archivos y costes conectados en un mismo sitio, la información sigue los mismos criterios para todo el equipo. Una empresa bien organizada no es aquella en la que alguien recuerda cada detalle, sino aquella en la que la información está conectada y disponible cuando hace falta.

De la reserva al servicio

Bókun sigue siendo la herramienta con la que gestionas reservas, disponibilidad y canales de venta. TourOperate interviene después, cuando la reserva tiene que convertirse en un servicio bien organizado: pasajeros identificados, colaboradores informados, documentos en su sitio, recursos asignados y costes bajo control.

Tu booking engine gestiona la reserva. TourOperate gestiona lo que viene después.

Para ver el recorrido completo, de la reserva al email del día, lee Cómo funciona. Las ventajas están explicadas servicio por servicio, y en la página de Precios encontrarás los planes.