Software gestionale per tour operator: cosa fa dopo la prenotazione

La prenotazione è confermata. Da qui in poi, in molte aziende, il lavoro si sparpaglia: i nomi dei partecipanti stanno nel sistema di prenotazione, la lista del giorno si prepara in Excel, le guide si avvisano su WhatsApp, i voucher finiscono in cartelle diverse, i servizi partono verso i fornitori via email e le tariffe dei collaboratori vivono in un altro foglio di calcolo.

Questa guida spiega cosa dovrebbe fare un software gestionale per tour operator in questa fase, quella che inizia quando la vendita è chiusa, e come lo fa TourOperate.

Il problema non sono Excel, email o WhatsApp

Sono strumenti che usa praticamente ogni azienda turistica, e continueranno a servire. Il problema nasce quando diventano il sistema operativo dell’intera azienda. Le informazioni di uno stesso servizio finiscono in posti diversi, e ogni piccola modifica obbliga a controllare più fonti, aggiornare i documenti e comunicare tutto di nuovo.

È lì che si invia un orario sbagliato, si dimentica un documento o si assegna il servizio alla persona sbagliata. E quando una parte dell’operatività dipende da file personali, conversazioni e procedure che conosce una sola persona, l’azienda diventa più fragile. Alla fine del mese, poi, le fatture di guide e fornitori si controllano ricostruendo a mano ciò che è successo.

Cosa deve fare un software gestionale per tour operator dopo la vendita

Il booking engine gestisce disponibilità, canali di vendita e prenotazioni. Dopo la vendita resta da organizzare tutto il resto: passeggeri, guide e mezzi, biglietti e voucher, comunicazioni ai collaboratori, costi.

TourOperate è uno strumento operativo per tour operator incoming. Lavora insieme a Bókun e non lo sostituisce: prodotti, tariffe e prenotazioni arrivano da Bókun. Ogni volta che un prodotto si svolge in una data e a un’ora diventa un’attività, e le prenotazioni si collegano da sole alla loro attività, senza importare nulla. Da lì il lavoro si organizza attorno a cinque compiti.

I passeggeri di ogni attività, senza aprire ogni prenotazione

Raccogliere i nomi dei partecipanti richiede tempo, soprattutto quando le prenotazioni arrivano da agenzie, OTA e canali diversi.

La pagina Dettagli Passeggeri mostra i passeggeri di un giorno, attività per attività, in ordine di orario. Scegli il giorno e i tour che ti interessano. Per ogni prenotazione vedi il riferimento, il cliente principale, il telefono, l’email e il venditore, poi una riga per passeggero con i dettagli scelti nel profilo operativo, per esempio nome e cognome. Se un passeggero non ha dato un’informazione, la casella dice «Non indicato»: lo scopri prima del giorno del tour, non al punto d’incontro.

Con Esporta in Excel scarichi il file della giornata, con una riga per passeggero, da usare per i biglietti nominativi o per il controllo degli accessi. Invece di copiare i nomi da ogni prenotazione, il team lavora su un elenco già pronto, con meno occasioni di sbagliare una trascrizione.

La giornata di ogni collaboratore in una sola email

Preparare la giornata operativa non dovrebbe voler dire copiare le stesse informazioni in messaggi diversi.

La Control Room è la pagina da cui parte la giornata. Mostra le attività di un giorno con l’orario, il tour, i passeggeri, chi è assegnato e quanti file sono allegati. Ogni attività resta «Non pronta» finché manca qualcosa, per esempio una guida da assegnare, e diventa «Pronta» quando non manca più nulla. Lo stato lo calcola TourOperate dai dati: nessuno deve ricordarsi di aggiornarlo.

Ogni collaboratore assegnato riceve il suo pacchetto giornaliero: una sola email con tutte le sue attività del giorno, il testo per il suo ruolo, i file che gli hai destinato e il link al suo programma, dove può confermare di averlo visto. In allegato c’è anche un file Excel con le sole prenotazioni che gli sono assegnate. Il testo viene dal modello email dell’azienda, preparato una volta con il punto d’incontro, gli orari e le informazioni operative, e ogni tour può avere una sua versione personalizzata. Prima dell’invio vedi l’anteprima, che è il messaggio vero e proprio.

Dopo l’invio vedi se l’email è stata inviata, consegnata e aperta. Se la giornata di qualcuno cambia, la sua email risulta «Non aggiornata» e mandi l’aggiornamento. I partner, cioè le aziende che ti forniscono servizi, ricevono invece un’email al giorno con l’elenco dei loro servizi.

Voucher e biglietti sull’attività giusta

Con molte attività, date e orari, trovare il documento giusto è più complicato di quanto sembri. Un file nella cartella sbagliata, un nome poco chiaro o un biglietto associato all’orario sbagliato bastano a creare un problema durante il servizio.

In TourOperate alleghi i file all’attività di quel giorno e di quell’orario: voucher, liste passeggeri, istruzioni o biglietti, in PDF oppure come immagine JPG, PNG o WEBP. Per ogni file scegli quali collaboratori confermati sull’attività devono riceverlo, e il file parte con il loro pacchetto giornaliero. Il voucher del gruppo delle 09:15 arriva alla guida delle 09:15, e a nessun altro.

Guide, mezzi e accompagnatori, ognuno con il suo costo

Organizzare guide, accompagnatori e mezzi non vuol dire soltanto decidere chi svolge ogni servizio: bisogna sapere chi è libero, chi parla la lingua giusta e quanto costa.

Ogni attività ha i suoi requisiti, per esempio due guide che parlano spagnolo, un accompagnatore e un veicolo. Quando assegni una guida, l’elenco mostra prima chi è libero e parla la lingua dell’attività. Chi non va bene compare in grigio, con il motivo: «Occupata», «non parla una lingua richiesta», «non copre questa località». Se i tipi di risorsa predefiniti non bastano, ne crei uno tuo, per esempio uno skipper per le gite in barca o le audioguide da contare.

Il costo di ogni risorsa assegnata viene dai Tariffari, cioè dalle regole di costo. Una regola dice chi viene pagato (una persona o, per esempio, tutte le guide), per quale tour (uno preciso o qualsiasi), quanto (per attività, per passeggero, al giorno o per gruppo) e quando (tutto l’anno, in una stagione o in una data specifica). Per un caso particolare puoi fissare un importo su una sola attività, che vale più di ogni regola.

Così, quando assegni qualcuno, vedi accanto al suo nome anche quanto costa, senza riaprire tabelle e conversazioni. Se manca una regola, il costo risulta «non impostato» e conta come zero finché non la aggiungi.

I costi del mese, pronti da confrontare con le fatture

Controllare le fatture di guide, autisti e altri collaboratori è spesso un altro lavoro manuale: quali servizi ha svolto ciascuno, con quale tariffa, se qualcosa è cambiato.

Il Report costi mostra quanto ti costano, in un periodo, le risorse che hanno lavorato nelle attività: per ognuna il numero di attività e di passeggeri, il costo, quanto hai già pagato e quanto resta da pagare. Conta solo le assegnazioni confermate e segnala dove manca una regola di costo. Quando arriva la fattura di una guida hai un riepilogo con cui confrontarla, e puoi esportarlo in Excel. Nella vista Pagamenti tieni il registro di cosa hai pagato: TourOperate non paga nessuno, lo annota soltanto.

La vista Per prodotto affianca ai costi il ricavo netto da Bókun e il profitto di ogni tour. Sapere quanto ha pagato il cliente non basta: per decidere serve sapere quanto è costato davvero svolgere il servizio.

Una struttura che non dipende da una sola persona

Quando ognuno lavora con file e metodi propri, l’operatività è difficile da controllare e ancora più difficile da far crescere. Assumere qualcuno per copiare informazioni o preparare email non sempre risolve il problema: spesso allarga soltanto un sistema già poco efficiente.

Con passeggeri, attività, risorse, file e costi collegati nello stesso posto, le informazioni seguono gli stessi criteri per tutto il team. Un’azienda ben strutturata non è quella in cui qualcuno ricorda ogni dettaglio, ma quella in cui le informazioni sono collegate e disponibili quando servono.

Dalla prenotazione al servizio svolto

Bókun resta lo strumento con cui gestisci prenotazioni, disponibilità e canali di vendita. TourOperate interviene dopo, quando la prenotazione deve diventare un servizio ben organizzato: passeggeri identificati, collaboratori informati, documenti al loro posto, risorse assegnate e costi sotto controllo.

Il tuo booking engine gestisce la prenotazione. TourOperate gestisce ciò che viene dopo.

Per vedere il percorso completo, dalla prenotazione all’email del giorno, leggi Come funziona TourOperate. I vantaggi sono raccolti servizio per servizio, e nella pagina Prezzi trovi i piani.