Optimiza tu tiempo: tus tours fuera de hojas, emails y carpetas

Una reserva confirmada no significa que el trabajo haya terminado. Para el equipo de operaciones, muchas veces es justo el comienzo. Hay que recopilar los nombres de los pasajeros, preparar listas, asignar guías, enviar información a los proveedores, localizar las entradas correctas y comprobar las facturas.

Si quieres optimizar tu tiempo, el primer paso es entender adónde se va.

Adónde se va el tiempo después de una reserva

Piensa en una reserva de cuatro personas que llega la tarde anterior para el tour de las 09:15. Cuando todo se gestiona a mano, esa reserva da la vuelta a la oficina:

1. se añade una fila a la hoja de cálculo del día;
2. se reescribe el mensaje al guía en el chat, con las nuevas cifras;
3. se vuelve a enviar por correo la lista actualizada a la empresa de autocares;
4. se busca el voucher en la carpeta compartida y se reenvía a quien lo necesita.

Ninguno de estos pasos es difícil. El problema es que son cuatro, en cuatro sitios distintos, y cada uno es una ocasión de equivocarse: un nombre mal copiado, una entrada que no aparece, una lista enviada con la versión antigua. Basta uno de esos errores para estropear la experiencia de un cliente que pagó por un servicio impecable.

El trabajo que nadie ve

El problema no es la falta de esfuerzo, sino cómo se reparte ese esfuerzo. Cada mañana el equipo dedica sus mejores horas a copiar datos de un sitio a otro, a rehacer documentos que ya existían y a confirmar por teléfono cosas que deberían estar claras.

Es trabajo invisible: no mejora el producto y el cliente no lo nota, pero ocupa una parte de la jornada. Y crece con el número de servicios: más tours, más horarios y más proveedores significan más idas y vueltas entre hojas de cálculo, correos, chats y carpetas. A la larga, es este trabajo el que decide cuántos servicios puede asumir la operativa sin agobios.

Optimizar no es trabajar más rápido

Optimizar el tiempo no consiste en hacer lo mismo más deprisa, sino en eliminar los pasos que no deberían existir. Cuando la información de cada reserva llega ya ordenada, el equipo deja de reconstruirla cada vez y puede concentrarse en lo que aporta valor: la calidad de cada experiencia.

El paso más costoso suele ser el último: hacer llegar a cada uno la parte que le toca.

Un solo mensaje para la jornada de cada colaborador

En TourOperate las reservas llegan de Bókun y se vinculan solas a su salida, es decir, al tour de ese día a esa hora. A partir de ahí, en lugar de un mensaje por cada cambio, cada colaborador asignado recibe su paquete diario: un solo email con todas sus salidas del día, los archivos que le has destinado y el enlace a su programa.

Volvamos a la reserva que llegó la tarde anterior:

• El guía. Si la nueva reserva cambia su jornada después del envío, su email aparece como no actualizado: revisas la vista previa y envías la actualización.
• La empresa de autocares. Los partners reciben un email al día con la lista de todos sus servicios, el nombre de cada pasajero y los datos de contacto del cliente. Desde el email abren la página de la lista y descargan el archivo .xlsx. Si algo cambia, le vuelves a enviar la lista actualizada.
• El voucher. Está adjunto a la salida de las 09:15 en lugar de la carpeta compartida, y sale con el paquete diario del guía al que lo has destinado.

Después del envío ves si el email de cada colaborador se ha enviado, entregado y abierto.

Tu sistema de reservas sigue en su sitio

TourOperate no sustituye tu sistema de reservas: lo complementa. Bókun sigue siendo el motor comercial, el que vende, gestiona la disponibilidad y recoge las reservas. TourOperate se ocupa de lo que sucede después de la venta, esa franja de trabajo que hasta ahora vivía dispersa en hojas de cálculo y correos, y la reúne en un único flujo de trabajo. Las demás tareas de esta fase, de los pasajeros a los costes de los guías, las describe la guía del software de gestión para turoperadores.

El objetivo es sencillo: menos tiempo copiando información y más tiempo controlando la calidad de los servicios. Si te preocupa más el cambio que la herramienta, también hemos escrito sobre cómo implicar al equipo en la digitalización.

Deja de gestionar tus tours entre hojas de cálculo, emails y carpetas. Céntrate en lo que de verdad importa: que cada cliente viva la experiencia que reservó.