Ottimizza il tuo tempo: i tuoi tour fuori da fogli, email e cartelle

Una prenotazione confermata non significa che il lavoro sia finito. Per il team operativo, molto spesso, è solo l’inizio. Bisogna raccogliere i nomi dei passeggeri, preparare le liste, assegnare le guide, mandare le informazioni ai fornitori, trovare i biglietti giusti e controllare le fatture.

Se vuoi ottimizzare il tuo tempo, il primo passo è capire dove va a finire.

Dove va il tempo dopo una prenotazione

Prendi una prenotazione da quattro persone che arriva la sera prima per il tour delle 09:15. Quando tutto si gestisce a mano, quella prenotazione fa il giro dell’ufficio:

1. si aggiunge una riga al foglio di calcolo della giornata;
2. si riscrive il messaggio alla guida in chat, con i nuovi numeri;
3. si rimanda la lista aggiornata all’azienda dei pullman via email;
4. si cerca il voucher nella cartella condivisa e lo si inoltra a chi ne ha bisogno.

Nessuno di questi passaggi è difficile. Il problema è che sono quattro, in quattro posti diversi, e ognuno è un’occasione per sbagliare: un nome copiato male, un biglietto che non si trova, una lista mandata nella versione vecchia. Basta uno di questi errori per rovinare l’esperienza di un cliente che ha pagato per un servizio impeccabile.

Il lavoro che nessuno vede

Il problema non è la mancanza di impegno, ma come quell’impegno viene speso. Ogni mattina il team dedica le sue ore migliori a copiare dati da un posto all’altro, a rifare documenti che esistevano già e a confermare al telefono cose che dovrebbero essere già chiare.

È lavoro invisibile: non migliora il prodotto e il cliente non lo nota, eppure occupa una parte della giornata. E cresce con il numero dei servizi: più tour, più orari e più fornitori vogliono dire più giri tra fogli, email, chat e cartelle. Alla lunga, è questo lavoro a decidere quanti servizi l’operatività riesce a reggere senza andare in affanno.

Ottimizzare non vuol dire lavorare più in fretta

Ottimizzare il tempo non significa fare le stesse cose più velocemente, ma eliminare i passaggi che non dovrebbero esistere. Se le informazioni di ogni prenotazione arrivano già ordinate, il team smette di ricostruirle ogni volta e può concentrarsi su ciò che crea valore: la qualità di ogni esperienza.

Il passaggio più costoso, di solito, è l’ultimo: far arrivare a ciascuno la parte che lo riguarda.

Un solo messaggio per la giornata di ogni collaboratore

In TourOperate le prenotazioni arrivano da Bókun e si collegano da sole alla loro attività, cioè al tour di quel giorno a quell’ora. Da lì, invece di un messaggio per ogni cambiamento, ogni collaboratore assegnato riceve il suo pacchetto giornaliero: una sola email con tutte le sue attività del giorno, i file che gli hai destinato e il link al suo programma.

Riprendiamo la prenotazione arrivata la sera prima:

• La guida. Se la nuova prenotazione cambia la sua giornata dopo l’invio, la sua email risulta «Non aggiornata»: controlli l’anteprima e mandi l’aggiornamento.
• L’azienda dei pullman. I partner ricevono un’email al giorno con l’elenco di tutti i loro servizi, il nome di ogni passeggero e i contatti del cliente. Dall’email aprono la pagina dell’elenco e scaricano il file .xlsx. Se qualcosa cambia, gli rimandi l’elenco con Anteprima e invia.
• Il voucher. È allegato all’attività delle 09:15 invece che alla cartella condivisa, e parte con il pacchetto della guida a cui l’hai destinato.

Dopo l’invio vedi se l’email di ogni collaboratore è stata inviata, consegnata e aperta.

Il sistema di prenotazione resta al suo posto

TourOperate non sostituisce il tuo sistema di prenotazione: lo completa. Bókun resta il motore commerciale, quello che vende, gestisce la disponibilità e raccoglie le prenotazioni. TourOperate si occupa di quello che succede dopo la vendita, la fascia di lavoro che finora viveva sparsa tra fogli di calcolo ed email, e la riunisce in un solo flusso di lavoro. Gli altri compiti di questa fase, dai passeggeri ai costi delle guide, sono descritti nella guida al software gestionale per tour operator.

L’obiettivo è semplice: meno tempo a copiare informazioni e più tempo a controllare la qualità dei servizi. Se il cambiamento ti preoccupa più dello strumento, abbiamo scritto anche di come portare il team nella digitalizzazione.

Smetti di gestire i tuoi tour tra fogli di calcolo, email e cartelle. Concentrati su ciò che conta davvero: che ogni cliente viva l’esperienza per cui ha prenotato.