Bókun y TourOperate: qué pasa después de la reserva

Una reserva entra en Bókun a las once de la noche, desde una OTA. En lo que respecta a la venta, el trabajo está hecho: la plaza está vendida, la disponibilidad actualizada y el cliente tiene su confirmación. Para el turoperador, en cambio, el trabajo empieza ahora: esa reserva tiene que convertirse en un grupo con un guía, un punto de encuentro, los nombres de los participantes y un email para quien trabaja ese día.

Este artículo explica qué gestiona Bókun, qué pasa en el momento en que llega una reserva y cómo TourOperate, que se conecta a Bókun, organiza el trabajo que viene después de la venta.

Qué gestiona Bókun

Bókun se presenta como un software de gestión de reservas para quienes ofrecen tours y actividades, una solución completa para gestionar reservas y canales de venta. En su web describe estas funciones:

• reservas y disponibilidad en un único sistema central;
• un channel manager que sincroniza las reservas entre plataformas, entre ellas Viator, GetYourGuide, Airbnb, Klook, Civitatis y Google, y sincroniza automáticamente la disponibilidad en todos los canales de venta, para evitar las reservas dobles;
• un marketplace para vender tours y actividades, que conecta a los turoperadores con más de 2.600 OTA y revendedores;
• la conexión con los principales proveedores de pago;
• un widget de reserva para la web de la empresa.

En resumen, Bókun es donde se vende: qué está disponible, en qué canales y quién ha reservado.

El momento en que llega una reserva

Cuando llega la reserva, la venta está cerrada y empiezan preguntas de otro tipo. ¿Qué guía lleva a este grupo? ¿Habla el idioma adecuado? ¿El grupo de las 10:30 tiene ya todos los nombres para las entradas? ¿Quién avisa al conductor, y con qué información?

Son preguntas operativas, y en muchas empresas la respuesta se monta a mano: una lista en Excel, mensajes de WhatsApp a los guías, emails a los proveedores. Describimos este trabajo, tarea por tarea, en la guía del software de gestión para turoperadores. Aquí nos centramos en un punto concreto: cómo los datos que llegan desde Bókun se convierten en la base de ese trabajo, sin volver a copiarlos.

De Bókun a TourOperate: productos, salidas y reservas

TourOperate se conecta a tu cuenta de Bókun. La conexión la hace un administrador de la empresa con la configuración guiada: escribe el subdominio de su cuenta de Bókun y, en Bókun, aprueba la conexión con TourOperate, en modo de solo lectura. A partir de ahí, la importación desde Bókun sigue de forma automática.

Los productos y las tarifas. El producto es lo que vendes en Bókun, por ejemplo la visita al Coliseo, el Foro Romano y el Palatino. Productos y tarifas llegan desde Bókun: en TourOperate no los creas ni los modificas. En la página de productos le das a cada producto un perfil operativo, que dice cómo se presta el servicio sobre el terreno: el idioma, el punto de encuentro, los recursos que hacen falta y qué datos de los pasajeros hay que recoger.

Las salidas. Cada vez que un producto se realiza en una fecha y a una hora, se convierte en una salida: por ejemplo el Coliseo del jueves a las 10:30. TourOperate crea las salidas a partir de tu disponibilidad en Bókun.

Las reservas. Las reservas que llegan desde Bókun se vinculan solas a su salida. No tienes que importar nada.

Así que, cuando llega una reserva nueva, no hay nada que copiar: la reserva aparece en la salida de su día y de su hora, y el estado de la salida se actualiza solo.

Al hacer clic en una salida se abre su ventana. En Qué falta por hacer ves lo que está en orden y lo que falta, por ejemplo un guía por asignar o reservas todavía sin cubrir, y cada punto tiene su botón. Una salida está Lista cuando su perfil está confirmado, cada recurso necesario está asignado y cada reserva está cubierta. Nadie tiene que marcarla a mano: TourOperate lo calcula a partir de los datos.

Pasajeros, contactos y permisos de Bókun

Junto con las reservas llegan los datos de los pasajeros recogidos por Bókun. Los ves en dos sitios: en la página de datos de los pasajeros, para todo el día, y en la ventana de cada salida. De cada reserva ves la referencia, el cliente principal, el teléfono, el email y el vendedor, y después una fila por pasajero con los campos elegidos en el perfil operativo.

El teléfono y el email de los clientes son un caso aparte: para leerlos, TourOperate necesita el permiso de Bókun. Si al hacer la conexión no se aprobaron todos los permisos, en la parte superior de las páginas de TourOperate aparece un aviso: la conexión con Bókun sigue funcionando, pero los contactos de las reservas no se pueden leer. En ese caso faltan el teléfono y el email en la página de datos de los pasajeros, en la ventana de la salida, en los archivos Excel de pasajeros y en la lista diaria de los partners. La solución es aprobar todos los permisos.

Bókun para vender, TourOperate para operar

La división es sencilla. Bókun sigue siendo el sistema en el que gestionas reservas, disponibilidad y canales de venta. TourOperate no lo sustituye ni vende en su lugar: recibe de Bókun productos, tarifas, disponibilidad y reservas, y con esa base organizas el trabajo sobre el terreno.

Un ejemplo. El Coliseo del jueves a las 10:30 tiene dos reservas. En Bókun son dos ventas. En TourOperate son una salida con 11 pasajeros de 20 plazas, un punto de encuentro, un guía todavía por asignar y dos reservas por cubrir. Cuando asignas el guía, la lista muestra primero quién está libre y habla el idioma de la salida. Cuando ya no falta nada, la salida pasa a Lista y el guía puede recibir su paquete diario: un único email con todas sus salidas del día.

Bókun gestiona la venta. TourOperate gestiona lo que viene después. Para ver el recorrido completo, de la reserva al email del día, lee Cómo funciona.

Fuentes

• Bókun, Bókun: Booking Management Software for Tour & Activity Providers, consultado el 23 de octubre de 2026.