Bókun e TourOperate: cosa succede dopo la prenotazione

Una prenotazione arriva su Bókun alle undici di sera, da un’OTA. Per la vendita il lavoro è fatto: il posto è venduto, la disponibilità è aggiornata, il cliente ha la sua conferma. Per il tour operator, invece, il lavoro comincia adesso: quella prenotazione deve diventare un gruppo con una guida, un punto d’incontro, i nomi dei partecipanti e un’email per chi lavora quel giorno.

Questo articolo spiega cosa gestisce Bókun, cosa succede nel momento in cui arriva una prenotazione e come TourOperate, che si collega a Bókun, organizza il lavoro che viene dopo la vendita.

Cosa gestisce Bókun

Bókun si presenta come un software di gestione delle prenotazioni per chi offre tour e attività, una soluzione completa per gestire prenotazioni e canali di vendita. Sul suo sito descrive queste funzioni:

• prenotazioni e disponibilità in un unico sistema centrale;
• un channel manager che sincronizza le prenotazioni tra le piattaforme, tra cui Viator, GetYourGuide, Airbnb, Klook, Civitatis e Google, e aggiorna automaticamente la disponibilità su tutti i canali di vendita, per evitare le doppie prenotazioni;
• un marketplace per vendere tour e attività, che collega i tour operator a oltre 2.600 OTA e rivenditori;
• il collegamento con i principali fornitori di pagamento;
• un widget di prenotazione per il sito dell’azienda.

In breve, Bókun è il posto in cui si vende: cosa è disponibile, su quali canali, chi ha prenotato.

Il momento in cui arriva una prenotazione

Quando la prenotazione arriva, la vendita è chiusa e cominciano domande di un altro tipo. Quale guida segue questo gruppo? Parla la lingua giusta? Il gruppo delle 10:30 ha già tutti i nomi per i biglietti? Chi avvisa l’autista, e con quali informazioni?

Sono domande operative, e in molte aziende la risposta si costruisce a mano: una lista in Excel, messaggi WhatsApp alle guide, email ai fornitori. Abbiamo descritto questo lavoro, compito per compito, nella guida al software gestionale per tour operator. Qui guardiamo un punto preciso: come i dati che arrivano da Bókun diventano la base di quel lavoro, senza ricopiarli.

Da Bókun a TourOperate: prodotti, attività e prenotazioni

TourOperate si collega al tuo account Bókun. Il collegamento lo fa un amministratore dell’azienda con la configurazione guidata: scrive il sottodominio del suo account Bókun e approva in Bókun il collegamento con TourOperate, in sola lettura. Da lì l’importazione da Bókun prosegue in automatico.

I prodotti e le tariffe. Il prodotto è quello che vendi su Bókun, per esempio la visita al Colosseo, Foro Romano e Palatino. Prodotti e tariffe arrivano da Bókun: in TourOperate non li crei e non li modifichi. Nella pagina Gestione prodotti dai a ogni prodotto un profilo operativo, che dice come si svolge il servizio sul posto: la lingua, il punto d’incontro, le risorse che servono e quali dettagli dei passeggeri raccogliere.

Le attività. Ogni volta che un prodotto si svolge in una data e a un’ora, diventa un’attività: per esempio il Colosseo di giovedì alle 10:30. TourOperate crea le attività dalla tua disponibilità su Bókun.

Le prenotazioni. Le prenotazioni che arrivano da Bókun si collegano da sole alla loro attività. Non devi importare nulla.

Quando arriva una prenotazione nuova, quindi, non c’è niente da ricopiare: la prenotazione compare nell’attività del suo giorno e del suo orario, e lo stato dell’attività si aggiorna da solo.

Cliccando un’attività si apre la sua finestra. In Cosa resta da fare vedi quello che è a posto e quello che manca, per esempio una guida da assegnare o delle prenotazioni non ancora coperte, e ogni voce ha il suo pulsante. Un’attività è Pronta quando il profilo è confermato, ogni risorsa richiesta è assegnata e ogni prenotazione è coperta. Nessuno deve segnarla a mano: TourOperate lo calcola dai dati.

Passeggeri, contatti e permessi Bókun

Insieme alle prenotazioni arrivano i dati dei passeggeri raccolti da Bókun. Li vedi in due posti: nella pagina Dettagli Passeggeri, per tutta la giornata, e nella finestra di ogni attività. Per ogni prenotazione trovi il riferimento, il cliente principale, il telefono, l’email e il venditore, poi una riga per passeggero con i campi scelti nel profilo operativo.

Telefono ed email dei clienti sono un caso a parte: per leggerli TourOperate ha bisogno del permesso di Bókun. Se al collegamento non tutti i permessi sono stati approvati, in cima alle pagine di TourOperate compare un avviso: la connessione a Bókun funziona ancora, ma i contatti delle prenotazioni non possono essere letti. In quel caso telefono ed email mancano in Dettagli Passeggeri, nella finestra dell’attività, nei file Excel dei passeggeri e nell’elenco giornaliero dei partner. La soluzione è approvare tutti i permessi: i passaggi sono nella guida I contatti delle prenotazioni non compaiono.

Bókun per vendere, TourOperate per operare

La divisione è semplice. Bókun resta il sistema in cui gestisci prenotazioni, disponibilità e canali di vendita. TourOperate non lo sostituisce e non vende al posto suo: riceve da Bókun prodotti, tariffe, disponibilità e prenotazioni, e su quella base organizzi il lavoro sul posto.

Un esempio. Il Colosseo di giovedì alle 10:30 ha due prenotazioni. Su Bókun sono due vendite. In TourOperate sono un’attività con 11 passeggeri su 20 posti, un punto d’incontro, una guida ancora da assegnare e due prenotazioni da coprire. Quando assegni la guida, l’elenco mostra prima chi è libero e parla la lingua dell’attività. Quando non manca più nulla, l’attività diventa Pronta e la guida può ricevere il suo pacchetto giornaliero: una sola email con tutte le sue attività del giorno.

Bókun gestisce la vendita. TourOperate gestisce ciò che viene dopo. Per vedere il percorso completo, dalla prenotazione all’email del giorno, leggi Come funziona TourOperate.

Fonti

• Bókun, Bókun: Booking Management Software for Tour & Activity Providers, consultato il 23 ottobre 2026.