Software operativo nel turismo: gli errori nascono prima del tour

Ogni responsabile operativo lo sa: anche un’ottima esperienza può trasformarsi in una recensione negativa per un errore avvenuto prima ancora che il servizio cominci. Per questo un software operativo, nel turismo, conta quanto il prodotto che vendi: non rende il tour più bello, ma protegge il lavoro fatto per costruirlo.

Quattro errori che nascono prima del tour

• Un punto d’incontro poco chiaro.
• Un biglietto d’ingresso valido per un altro orario.
• Un cambiamento di programma non comunicato.
• Un fornitore che non ha ricevuto le informazioni giuste.

In questi casi il problema raramente riguarda il prodotto o il lavoro della guida. Nasce dalla gestione che precede il servizio, soprattutto quando ogni tour si organizza tra un foglio Excel, diverse email e un gruppo WhatsApp. È qui che un software per la gestione operativa fa la differenza: non perché lavori al posto del team, ma perché tiene le informazioni di ogni servizio in un posto solo.

Cosa fa un software operativo per ciascun errore

In TourOperate ogni tour che si svolge in un giorno e a un’ora è un’attività, con la sua guida, i suoi mezzi, i suoi file e i suoi passeggeri, e le prenotazioni che arrivano da Bókun si collegano da sole a quella giusta. Ecco cosa cambia per ognuno dei quattro errori.

Il punto d’incontro

Il punto d’incontro si sceglie una volta, nel profilo operativo del tour, con le istruzioni per i passeggeri, per esempio «Piazza del Colosseo, uscita Metro B». Vale per tutti i tour che lo usano, e il modello dell’email del giorno lo porta a guide e autisti insieme agli orari. Se l’indirizzo cambia, lo correggi una volta, nella pagina Punti di incontro o su Bókun se il punto arriva da lì, invece che in dieci messaggi diversi.

Il biglietto per l’orario sbagliato

Voucher e biglietti si allegano all’attività di quel giorno e di quell’orario, non a una cartella generica. Per ogni file scegli quali collaboratori devono riceverlo, e il file parte con la loro email del giorno. Così la guida del gruppo delle 10:15 non si ritrova in mano il biglietto di un altro orario.

Il cambiamento non comunicato

Dopo l’invio, se la giornata di un collaboratore cambia, la sua email risulta «Non aggiornata»: lo vedi e mandi l’aggiornamento, dopo averne controllato l’anteprima. Al partner, l’azienda che ti fornisce mezzi o guide, rimandi tu l’elenco dei suoi servizi con Anteprima e invia.

C’è un caso in cui il software non basta. Se togli un collaboratore da un’attività, o annulli l’attività, dopo che la sua email è partita, TourOperate te lo ricorda tra le cose da fare, ma non manda l’avviso al posto tuo: quella telefonata spetta a te.

Il fornitore senza le informazioni giuste

I partner ricevono una sola email al giorno con l’elenco di tutti i loro servizi, il nome di ogni passeggero e i contatti del cliente della prenotazione, più una nota scritta da te quando serve. Se a un’attività manca ancora una guida o un veicolo, resta «Non pronta» e compare tra gli avvisi di oggi e di domani. E se una guida non può venire, la sostituisci in un passaggio: le sue prenotazioni passano a chi la sostituisce, e a questa persona mandi la sua email del giorno.

Il software non sostituisce la guida

Questa è qualità operativa: fare in modo che il cliente trovi la sua guida nel luogo e all’orario comunicati, con il biglietto giusto. Il software non sostituisce la guida né il giudizio del team. Si occupa dei compiti da cui nasce gran parte degli errori: copiare, incollare, ricordare e comunicare.

Il resto, dal leggere il gruppo all’imprevisto da risolvere sul posto, resta delle persone. Abbiamo raccontato dove va il tempo del team dopo una prenotazione in Ottimizza il tuo tempo, e tutti i compiti che un software operativo svolge dopo la vendita nella guida al software gestionale per tour operator.